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भारत सरकार Ministry of Electronics & Information Technology
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खरीद कार्य

करें-

  • कच्चे माल और उपभोग्य उत्पादन की खरीद सही समय पर, सही गुणवत्ता, कुशलतापूर्वक और आर्थिक रूप से सही स्रोत से सामग्री बजट/उत्पादन कार्यक्रम/विधेयक (बीओएम) के अनुसार की जानी चाहिए।
  • एक मांगपत्र जारी करते समय यह जिम्मेदारी है की उत्पादन में स्टॉक की स्थिति, कार्य की प्रगति, खपत की दर, सामग्री का सही विनिर्देश, बजट प्रावधान के अस्तित्व आदि का हिसाब खाते में लिखें।
  • अगर यह बहुत अधिक मात्रा में है तो यह केवल एल-1 आपूर्ति कर सकती है, और इस प्रकार की मात्रा में वितरित किया जा सकता है कि खरीद निष्पख्र और पारदर्शी औरसाम्यिक तरीके से हो।
  • माल निर्दिष्ट आदर्श के अंदर रहे यह सुनिश्चित करें, जहां भी संभव हो सभी उच्च लागत और उच्च मात्रा आइटम की प्राप्ति सुनिश्चित की जानी चाहिए।

न करें-

  • नियत तारीख के बाद उद्धरण में देरी नहीं की जानी चाहिए।
  • खरीद के लिए मांगपत्र जारी करने से पहले आइटम की खपत के पैटर्न का मूल्यांकन करना मत भुलें।
  • उद्धरण (आरएफक्यू) के लिए निविदा/अनुरोध में निर्दिष्ट रूप में अन्य की तुलना में प्राप्त उद्धरण नहीं माना जाना चाहिए।
  • केंद्रीय सतर्कता आयोग द्वारा अपवाद के मामले को छोड़कर तत्काल प्रभाव से सभी पोस्ट निविदा वार्ता पर प्रतिबंध लगा दिया गया है, क्योंकि एल -1 (यानी न्यूनतम निविदा) की खरीद वरीयता नीति के विषय में, बातचीत का पालन न करें सरकार के सार्वजनिक क्षेत्र के उद्यम। फिर भी, अपनी ढाल के तहत, सार्वजनिक क्षेत्र के उपक्रमों महंगा आदानों प्राप्त करने के लिए या अनुचित खरीद के लिए नहीं बनाया जाना चाहिए।
  • पोस्ट निविदा समझौता नियमों का पालन न करें क्योंकि, केंद्रीय सतर्कता आयोग ने अपवाद (यानी न्यूनतम निविदा) एल -1 के मामले में छोड़कर तत्काल प्रभाव से सभी पोस्ट निविदा वार्ता पर प्रतिबंध लगा दिया है, हालांकि, सार्वजनिक क्षेत्र के उद्यमों के संबंध में सरकार की खरीद वरीयता नीति के विषय में यह प्रतिबंध नहीं है। फिर भी नियमों के तहत, सार्वजनिक क्षेत्र के उपक्रमों के लिए या अनुचित खरीद के लिए प्रतिबंध बनाया जाना चाहिए।
  • खरीद आदेश जारी करने से पहले सक्षम प्राधिकारी से खरीद प्रस्तावों की मंजूरी लेना मत भूलें।

करें-

  • केवल उसी इंडेंट को प्रसंस्करण के लिए स्वीकार किया जाना चाहिए जो पूर्ण हो। अधूरा इंडेंट को पूरी जानकारी उपलब्ध कराने के अनुरोध के साथ संबंध उपयोगकर्ता विभाग को वापस भेज दिया जाना चाहिए।
  • विक्रेताओं के लिए जारी किए गए पूछताछ, माल की तकनीकी विशिष्टताओं और प्रासंगिक व्यावसायिक नियम और शर्तों से संकेत स्पष्ट रूप से सुनिश्चित किया जाना चाहिए।
  • पूछताछ में स्पष्ट रूप से उद्धरण प्रस्तुत करने की अंतिम तारीख देना चाहिए और संदर्भ के साथ मुहरबंद लिफाफे में उद्धरण जमा करने पर जोर देना चाहिए।
  • निविदा के विभिन्न प्रकार - सिंगल, लिमिटेड, सार्वजनिक और ग्लोबल - कंपनी द्वारा निर्धारित मानदंडों के अनुसार छाटी जानी चाहिए।
  • कंपनी के साथ नए विक्रेताओं को कंपनी की खरीद प्रक्रिया (पीपी) के अनुसार नामित समिति द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए।

न करें-

  • अन्य विभाग को भेजने से पहले खरीद फ़ाइल के पन्नों पर सीरियल नंबर डालना मत भूलें।
  • तात्कालिकता के लिए कोटेशन न लिखें।
  • मना करने या देरी वालें निविदा दस्तावेजों की आपूर्ति में देरी न करें।
  • निविदा समिति की सिफारिशों को प्राप्ति के बाद अनुमोदन प्राधिकरण द्वारा निर्णय के लिए लंबित फ़ाइल मत रखें।
  • वितरण कार्यक्रम के बारे में संबंधित विभागों को सूचित करना मत भूलें, वे तदनुसार कार्यक्रम की योजना बना सकते है।
  • उपभोज्य वस्तुओं के किसी भी आवर्ती के लिए एक ही स्रोत से खरीद करना उचित नहीं है।
  • एक ही दर, नियम और शर्तों पर दोहरा आदेश न दें। ताजा कोटेशन के लिए छह महीने के बाद प्रारंभिक आदेश के समय पर सहमति के लिए भेजें।
  • अनुकूल पार्टियों को मांगपत्र में कोई अग्रिम सूचना न दे।
  • दलों की संख्या में वृद्धि करने के लिए डमी कंपनियां शामिल न करें।

करें-

  • उद्धरण पंजीकृत/अनुमोदित विक्रेताओं से (विशेष रूप से कच्चे माल के लिए) आमंत्रित किया जाना चाहिए।
  • उद्धरण, कंपनी की क्रय प्रक्रिया के अनुसार उद्धरण की प्राप्ति की अंतिम तिथि के बाद तुरंत खोला जाना चाहिए।
  • कंपनी की क्रय प्रक्रिया के रूप में विक्रेता मूल्यांकन प्रक्रिया के अनुसार हर साल एक ही अद्यतन करने के लिए विक्रेताओं की सूची में नामित समिति द्वारा द्वि-वार्षिक रूप में मूल्यांकन किया जाना चाहिए।
  • उद्धरण प्रस्तुत करने के लिए, कंपनी के पी.एम के रूप में निर्दिष्ट विक्रेताओं को पर्याप्त समय दिया जाना चाहिए। इसे फाइल में स्पष्ट रूप से दर्ज किया जाना चाहिए। इससे समय सीमा को कम किया जा सकता है।
  • खरीद आदेश विक्रेताओं द्वारा प्रस्तुत उद्धरण के मूल्यांकन के आधार पर तकनीकी रूप में रखा जाना चाहिए।
  • जब भी जरूरत हो उप-ठेकेदार कंपनी की खरीद मैनुअल के अनुसार 'उपठेकेदार नियुक्ति समिति' के अनुमोदन के साथ रहें।
  • स्वामित्व के आधार पर माल की प्राप्ति कंपनी की खरीद प्रक्रिया में दिए गए दिशा निर्देशों के अनुसार उपयोगकर्ता विभाग की ओर से एक स्वामित्व प्रमाण पत्र के आधार पर किया जाना चाहिए।

न करें-

  • आने वाली सामग्री जिसका उपयोग किया जाना है जब तक आवक माल निरीक्षण (आईजीआई) द्वारा पारित न कर दिया जाय तब तक विनिर्माण के लिए उपलब्ध नहीं कराया जाना चाहिए।
  • जो सामग्री निर्धारित विनिर्देश के अनुसार ठीक नहीं है उसे स्वीकार न करें, , जहां कहीं भी किसी सामग्री की आपूर्ति की जाती है घटिया तकनीकी आधारों पर स्वीकार नहीं किया जाना चाहिए और सख्रम प्राधिकारी की पूर्व संस्वीकृति ली जानी चाहिए।
  • कंपनी द्वारा तय सीमा से परे नकद खरीद मत करो।
  • पार्टी के लिए मंजूर दलों को निविदा दस्तावेज नहीं देना चाहिए। जोड़तोड़ कर सकते है।
  • मत भूलें की सामग्री खरीद आदेश (खरीद मैनुअल में छोटे बदलाव को छोड़कर) के किसी भी संशोधन का प्रबंधन विभाग द्वारा किया जाता है कि और खरीद प्रस्ताव के रूप में अनुमोदन के इसी चक्र के माध्यम से किया जाना चाहिए।
  • नहीं भूलना चाहिए कि पूंजीगत उपकरणो की खरीद का प्रस्ताव जो एक लाख रुपये से अधिक है तो इसे स्थायी समिति के सख्रम प्राधिकारी द्वारा अनुमोदित होना चाहिए।

करें-

  • सभी रिकॉर्ड को बनाए रखें और खरीद के प्रभावी प्रदर्शन के लिए रिपोर्ट दें।
  • खरीद फाइलों में सभी दस्तावेज क्रमानुसार रखे जाने चाहिए।
  • लिमिटेड के लिए शेल्फ सामग्री प्राप्त करने का प्रयास किए जाना चाहिए। जहाज से माल की सप्लाई और ताजा निर्माण सामग्री को समाप्ति दिनांक से पहले चरणबद्ध ढंग से प्राप्त किया जाना चाहिए।

न करें-

  • प्रणालियों और प्रक्रियाओं की आवधिक समीक्षा करनी चाहिए और जहाँ सुधार/परिवर्तन, सुझाव की जरूरत है देना मत भुलें।
  • आपूर्तिकर्ताओं को भुगतान की शर्तें वित्त विभाग से सत्यापित नहीं करनी चाहिए जब तक कि विधेयक मात्रा के अनुसार न हो।

करें-

  • केवल कंपनी के नियम के अनुसार आश्रित परिभाषा के अंतर्गत जो परिवार के सदस्य आते हैं केवल उन्हे निर्भरता का प्रमाण पत्र दे।
  • हमेशा कर्मचारी द्वारा किसी भी अविवेकी या असामाजिक व्यवहार कंपनी की प्रतिष्ठा या अपने कर्तव्यों का निर्वहन करने के लिए एक व्यक्ति की क्षमता को प्रभावित कर सकता है विचार करें।(जैसे बाहर से विशेष दबाव के उस व्यक्ति को कमजोर बनाना)
  • सतर्कता विभाग को भेजे जाने से पहले कर्मचारियों द्वारा किये गये व्यक्तिगत दावों की बहुत बारीकी से जांच की जानी चाहिए। और अनियमितताओं का पता करने के लिए सत्यापित किया जाना चाहिए।